Мероприятие

Работа с Мероприятиями доступна для ролей Сотрудник, Наставник, Руководитель(режим прохождения)Модератор, HR (режим создания/редактирования),Тренер (режим установки статуса посещения)

Элемент очного обучения, при обучении на котором пользователю назначается конкретная дата проведения мероприятия (событие), в указанную дату пользователь участвует в мероприятии и получает статус присутствия на нем. После того, как пользователь получил статус присутствия "Посетил" и прошел элемент post-read и pre-read (если такие элементы были добавлены к мероприятию), данный элемент обучения считается для него успешно завершенным.

Любые назначения пользователей на мероприятия обязательно проходят через раздел "Заявки".

В случае, если пользователь видит в каталоге мероприятие (для которого нужно согласование), он может подать заявку, которая пойдет по процессу согласования "Руководитель сотрудника -> HR - Модератор". Последнее звено "Модератор" определит дату события, на которое будет записан пользователь.

В случае, если пользователь видит в каталоге мероприятие (для которого не нужно согласование), он может подать заявку на это мероприятие, в этом случае заявку получит сразу "Модератор", который определит дату события, на которое будет записан пользователь.

В случае, если пользователь был автоназначен на мероприятие, от его лица автоматически создается заявка на участие в мероприятии, заявку получит сразу "Модератор", который определит дату события, на которое будет записан пользователь.

Весь процесс согласования заявок и определение даты события для заявки пользователя производится в разделе "Заявки"

Создание

Создание элемента "Мероприятие" доступно ролям "Модератор/HR" в разделе "Каталог". При создании теста должны быть заполнены следующие настройки на нескольких шагах создания элемента:

Шаг 0: Доступность для повторного посещения

Настройки на этом шаге устанавливаются один раз, и не могут быть изменены при редактировании мероприятия.

Название опции	Описание опции	Возможные значения	Функциональная настройка?
Разрешить повторное посещение	Опция определяет смогут ли пользователи более одного раза посетить мероприятие. При установки этой опции пользователи не смогут быть назначены на это мероприятие, т.к доступ к такому мероприятию можно открыть только через "Каталог". Кроме того, в таких мероприятиях недоступна для активации опция "Разрешить записываться без доступных дат" По-умолчанию пользователи могут посетить мероприятие только один раз, например пользователь был записан на 01.01.2020, посетил это мероприятие и получил статус "Завершено успешно". Больше он не может подать заявку на это мероприятие или получить повторное назначение на мероприятие.	Вкл Выкл	Да

Шаг 1: Описание (основные настройки)

Название опции	Описание опции	Возможные значения	Функциональная настройка?
Публикация	Опция определяет статус публикации	Опубликовано Заблокирован Черновик	Да
Название	Опция устанавливает название мероприятия		Нет
Описание	Опция устанавливает описание мероприятия		Нет
Загрузить изображение	Опция определяет, какое изображение курса будет отображено на превью курса и на его странице		Нет
Загрузить видео	Опция определяет, выводить ли видео вместо изображения на странице мероприятия. Если видео загружено, оно будет отображено вместо изображения		Да
Место проведения	Опция определяет, чьими ресурсами будет проведено мероприятие - внутренними ресурсами компании, или внешними (сторонним подрядчиком)
Вид	Опция определяет вид обучения	Soft skills Hard skills	Нет
Формат обучения	Опция определяет формат обучения	Онлайн Оффлайн	Нет
Тип	Опция определяет тип обучения	Тренинг Менторинг Языковой курс Коучинг Митап Оценка Конференция Вебинар (При создании событий этого мероприятия будет доступно указание ссылки вебинара) Мастер-класс м Семинар Стажировка	Да (для некоторых опций)
Тема	Опция определяет тему обучения	Продуктовые Профессиональные Ввод в должность Охрана труда Менеджерские Сервисные Технические Мотивационные программы Личная эффективность	Нет
Прикрепить файл	Опция определяет прикрепленный файл мероприятия, которые будет доступен пользователям для скачивания		Нет
Комментарии	Опция устанавливает, могут ли пользователи оставлять комментарии на странице мероприятия		Да
Лайки	Опция устанавливает, могут ли сотрудники устанавливать метку "Лайк" комментариям друг друга		Да
Разрешать оставлять реакцию	Опция определяет, сможет ли пользователь "Лайкнуть" курс		Да
Теги	Опция определяет теги мероприятия. По тегам строится рекомендуемое обучение для сотрудников в разделе "Каталог"		Да
Количество баллов	Опция определяет, сколько баллов будет начислено сотруднику при успешном завершении мероприятия.		Да

Шаг 2: Организация (привязка мероприятия к провайдеру, аудитории, определение количества участников и стоимости)

Название опции	Описание опции	Возможные значения	Функциональная настройка?
Провайдер	Опция определяет организацию, предоставляющую услуги обучения		Да
Тренер	Опция определяет тренера(из списка тренеров выбранного ранее провайдера), который будет проводить мероприятие		Да
Аудитория	Опция определяет аудиторию (из списка аудиторий ранее выбранного провайдера)		Да
Стоимость события	Опция определяет общую стоимость проведения каждого события этого мероприятия		Нет
Стоимость 1 заявки	Опция определяет стоимость каждой заявки пользователя (поле заблокировано, рассчитывается по формуле "стоимость события/минимальное количество участников = стоимость 1 заявки)		Нет
Комментарий к стоимости	Опция определяет, какой комментарий к стоимости увидит сотрудник при просмотре мероприятия.		Нет
Показывать стоимость пользователям	Опция определяет, увидят ли сотрудники стоимость заявки при посещении страницы мероприятия		Нет
Продолжительность	Опция определяет, какую продолжительность мероприятия увидят сотрудники на странице мероприятия		Нет
Минимальное количество участников	Определяет минимальное количество участников, при котором мероприятие состоится. В случае не достижения этого числа, модератор может принять решение о переносе мероприятия на другую дату.		Нет
Максимальное количество участников	Определяет минимальное количество участников (от 1 до 200). При превышении этого количества на 120% будет выведена надпись о том, что регистрация на мероприятие завершена. Подробнее о правиле 120%. Если у нас максимальное кол-во мест 10, максимум 12 сотрудников могут подать заявки. После этого должна появиться надпись, что регистрация завершена. Если же мы отклоняем какие-то заявки и у нас меньше 120% заявок, то система опять включает запись (в случае, если действительно ограничение регистрации по времени).		Да
Ссылка, к кому обращаться за вопросами	Опция определяет ссылку, по клику на которую на странице мероприятия у сотрудника осуществится переход на нужный ресурс, где он сможет задать вопросы по мероприятию. Ссылку создает модератор, система выполняет переход по ней. Валидация не предусмотрена		Нет

Шаг 3: Ценность (информация о ценности мероприятия для сотрудника)

Название опции	Описание опции	Возможные значения	Функциональная настройка?
Цель	Опция определяет информацию о том, какие знания и навыки сотрудник приобретет после обучения, и как он сможет использовать их в работе		Нет
Результат обучения	Опция описывает, в чем заключается результат обучения		Нет
Соотношение теории и практики на обучении	Опция определяет, в каком соотношении на обучении будет представлен теоретический и практический материал		Нет

Шаг 4: Задания (дополнительные материалы для сотрудника, записанного на мероприятия)

Название опции	Описание опции	Возможные значения	Функциональная настройка?
Pre-read	Опция определяет, какой курс сотрудник должен будет пройти до посещения мероприятия. Если курс назначен к мероприятию как pre-read, доступ к курсу открывается в рамках дат, заданных для события, независимо от дат доступности курса, заданных в его настройках		Да
Post-read	Опция определяет, какой курс сотрудник должен будет пройти после посещения мероприятия. Если курс назначен к мероприятию как post-read, доступ к курсу открывается в рамках дат, заданных для события, независимо от дат доступности курса, заданных в его настройках		Да
Опрос	Опция определяет, какой опрос будет назначен пользователю после того, как пользователь получит отметку о посещении мероприятия.		Да

Шаг 5: Участники (назначение, доступность курса в каталоге, установка необходимости заявки)

Название опции	Описание опции	Возможные значения	Функциональная настройка?
Требуется согласование?	Опция определяет, будет ли сотрудника в момент записи на это мероприятие в разделе "Каталог" заполнять форму заявки. Содержимое формы заявки: XXX YYY ZZZ В случае, если опция включена, то такая заявка пройдет по процессу согласования (Руководитель сотрудника -> HR -> Модератор). Любой участник процесса согласования сможет просмотреть форму, которая была заполнена пользователем при подаче заявки. Если опция выключена, то такая заявка будет отправлена сразу модератору, для определения события, которое пользователь посетит.		Да
Целевая аудитория: Открыть видимость только в каталоге.	Опция определяет, какие группы пользователей смогут видеть это мероприятия в каталоге и записаться на него.
Целевая аудитория: Автоназначение сотрудников.	Опция определяет, какие группы пользователей (или отдельные пользователи) будут назначены на мероприятие. Пользователи, которые были назначены на мероприятие, увидят его в разделе "Мое обучение" и получат соответствующее уведомление о назначении. Процесс согласования при автоназначении не запускается, все заявки сразу отправляются модератору для определения даты события для каждой заявки.

Шаг 6: События (управление событиями мероприятия)

Название опции	Описание опции	Возможные значения	Функциональная настройка?
Разрешить пользователям подавать заявки без событий (дата начала которых в	Опция определяет, смогут ли сотрудники записаться на мероприятие, по которым пока нет доступных дат.		Да
Сезонность	Опция определяет, является ли событие сезонным (повторяется с определенной периодичностью)		Нет
Сезонность -> Периодичность	Опция определяет, как часто проводится событие. На странице события сотрудники увидят информацию, насколько часто мероприятие повторяется.	Ежегодно Ежеквартально Ежемесячно
Создание события -> Даты	Опция определяет, какие даты будут доступны для регистрации на событие (для случаев, когда сотрудник самостоятельно записывается на мероприятие через каталог) и даты, когда событие будет проведено.
Создание события -> Провайдер	Опция определяет, каким провайдером будет проведено мероприятие. В селект автоматически подставляется провайдер, который был выбран в настройках мероприятия, но есть возможность его изменить для конкретного события		Да
Создание события -> Тренер	Опция определяет, каким тренером (из тренеров выбранного провайдера) будет проведено мероприятие. В селект автоматически подставляется тренер, который был выбран в настройках мероприятия, но есть возможность его изменить для конкретного события		Да
Создание события -> Аудитория	Опция определяет, в какой аудитории (из аудиторий выбранного провайдера) будет проведено мероприятие. В селект автоматически подставляется аудитория, которая был выбрана в настройках мероприятия, но есть возможность ее изменить для конкретного события
Создание события -> Стоимость события	Опция определяет общую стоимость проведения события В селект автоматически подставляется стоимость события, который была указана в настройках мероприятия, но есть возможность ее изменить для конкретного события

Превью

Во вкладке "Превью" Модератор/HR имеют возможность просмотреть, как будет выглядеть мероприятие для пользователя

Авторство

Во вкладке "Авторство" создатель курса может определить, кто из других модераторов/HRов сможет увидеть, отредактировать или удалить этот курс. При клике на ссылку "добавить в соавторы всех коллег" под селектом "Соавторы", в этом селекте будут автоматически заполнены все модераторы/HRы из функциональной группы создателя курса.

Прохождение

Пользователь может начать прохождение элемента "Мероприятие" тремя способами:

1. Мероприятие было назначено пользователю и доступно для него в разделе "Мое обучение"

2. Мероприятие был доступно пользователю в разделе "Каталог", и пользователь добавил мероприятие в свое обучение, нажав на кнопку "Подать заявку" или "Записаться".

3. Мероприятие находилось в составе программы, и пользователь был назначен на программу или записался на нее. В обоих случаях пользователь увидит программу в разделе "Мое обучение", и сможет перейти к мероприятию составе этой программы.

Статус прогресса:

По мере прохождения пользователем мероприятия, ему присваивается соответствующий статус прогресса:

Cтатус	Описание
Ожидаем согласования участия	Идет процесс согласования, заявка находится на рассмотрении у Руководителя или HR
Ожидаем назначение даты	Заявка находится у модератора и ожидает определение даты.
Дата мероприятия: XX.YY.MMMM	Дата мероприятия определена модератором.
Ожидаем отметки о посещении	Появляется сразу после начала события, на которое пользователь записан.
Завершен неуспешно	В событии был установлен статус "больничный", "неуважительная причина", "отсутствие согласовано", "отпуск".
Завершен успешно	В событии был установлен статус посещения "Посетил"

Проведение

Установка статуса присутствия:

После того, как пользователи были записаны на конкретное событие мероприятия, список этих пользователей становится доступен на странице этого события, в блоке "Участники" для ролей "Модератор/HR/Тренер" (тренер видит только те мероприятия и события, в которых он отмечен как тренер)

По каждому из пользователей присутствует возможность отметить статус его посещения:

• Посетил (пользователь получит статус "завершено успешно")

• Больничный (пользователь получит статус "завершено неуспешно")

• Неуважительная причина(пользователь получит статус "завершено неуспешно")

• Отсутствие согласовано (пользователь получит статус "завершено неуспешно")

• Отпуск (пользователь получит статус "завершено неуспешно")

Отметка о проведении:

Модератором/HR может быть установлен статус события как проведенное или не проведенное. (при нажатии на соответствующую кнопку на странице события)

Отметка о проведении	Описание
Проведено	Событие отмечается как прошедшее. Статусы посещения мероприятий становятся недоступными для изменений.
Не проведено	Система отображает всплывающее окно "Причина отклонения", содержащее сообщение "Укажите причину, по которой мероприятие не было проведено", поле для ввода текстового комментария и кнопки "Подтвердить" и "Отмена". Заявки, которым присвоен статус посещения пользователя, приходят в работу к модератору: Со статусом посещения "Посетил" - статус заявки “На закрытии”; Иначе - статус заявки “Ожидает дату”.

Отчетность

Прогресс прохождения пользователями мероприятий фиксируется в следующих отчетах:

• Отчет по обучению

Редактирование и удаление

Любое мероприятие может быть отредактировано или удален автором или соавторами этого мероприятия.

При редактировании доступно изменение любых опций мероприятия, описанных на вкладке "Создание", кроме опций установленных на шаге "0"

При удалении мероприятия оно физически удаляется из база данных, следовательно оно не будет выводится у пользователей в моем обучении/каталоге и не будет доступно в отчетности.